開團的過程中，難免會碰到臨時有事情需要取消的團員，這樣的狀況無論是該團員本身，或是我都不希望遇到，但遇到了還是要處理。
而臨時取消的時候，一定伴隨著「損失」的發生，這樣的損失不只有取消的人而已，旅行社同樣也是。
這一團北海道團有一個家庭出發前10多天告知我有狀況想要取消，那時候我正在迪士尼帶團，再加上看了班機機位已沒有了，所以勢必無法補上新家庭。
然後我寫信告知北海道飯店想取消一間房間，過了一天收到回信，信件中回覆根據團體訂房條款，這間房間取消要收取80%的取消費，退還20%。
我統整了一下，已開票的來回機票取消有航空公司罰款、房間取消要扣80%、巴士少掉一個家庭等於平均均攤車資增加，每一項對於旅行社都是損失。
趁著在迪士尼中間休息吃飯的空擋，我稍微思考並做了一個決定，「把這間房間留下來」，然後我也不再補人，就把這間房間留給我的一個老團員，他們不但報名了這次北海道團，也又報名了明年的迪士尼團，連年底親子尾牙名額也有搶到，我來吸收損失讓這個家庭升等多一間房間，也送他們免費吃早餐。(原本他們選擇不含早餐的方案)
每一次開團，每一個報名的家庭後，航空公司保留機位、飯店預留房間、旅行社安排名額、遊覽車也要保留車上座位，因此如臨時取消時，取消的家庭一定有取消費產生，但同時，身為旅行社的我們，甚至面對更大的損失，但我轉念想：這次我把損失化成讓老團員家庭驚喜又開心的安排，肯定能讓他們的旅行更加愉快。
我們已抵達北海道飯店，路程中我已想好先請遊覽車載我們到大超市採買，讓大家晚上回到房間能有零食飲料餅乾和水果可以吃。
很多很多事先想好的規劃和安排，都是希望讓我的團員能有一趟美好的旅行，期待今年北海道的楓紅和銀杏^^